Công nghệ Mã số Mã vạch & những thông tin cần biết

Mã số mã vạch được ứng dụng mạnh mẽ trong việc kiểm soát sản phẩm hàng hóa, thiết bị trong siêu thị, trong kho hàng. Dưới đây là những thông tin cần biết về công nghệ mã số mã vạch và những ứng dụng thiết thực trong đời sống hàng ngày.

Lịch sử hình thành và phát triển

Để thuận lợi và nâng cao hiệu quả trong bán và quản lý sản phẩm, nhà sản xuất thường in trên hàng hoá một loại mã hiệu đặc biệt gọi là mã số mã vạch.

Ra đời từ những năm thập niên 70 của thế kỷ 20. Sự mở rộng không ngừng của kinh doanh thương mại cũng kéo theo công nghệ mã số mã vạch ngày càng được nghiên cứu phát triển hoàn thiện hơn nhằm đáp ứng cho các doanh nghiệp quản lý về sản phẩm của mình.

Năm 1973 tổ chức mã số mã vạch đầu tiên được thành lập, đó là Hội đồng mã thống nhất của Mỹ (viết tắt tên tiếng Anh là UCC).

Năm 1977, Hội mã số vật phẩm Châu âu (EAN) ra đời do sáng kiến của 12 nước Châu Âu, đến năm 1984 đổi thành EAN International, là một tổ chức phi lợi nhuận, hoạt động trên cơ sở trung lập với mục đích chính là đẩy mạnh áp dụng hệ thống EAN trên toàn cầu trong tất cả các ngành kinh tế - xã hội nhằm cung cấp ngôn ngữ chung cho thương mại quốc tế (đặc biệt là thương mại điện tử. . .).

Từ năm 2005, hai tổ chức EAN International và UCC hợp nhất thành một tổ chức phân định toàn cầu có tên là GS1.

I. Mã số Mã vạch là gì ?

Mã số: là một dãy những chữ số để chỉ định thông tin về sản phẩm: sản phẩm thuộc nhóm nào? xuất xứ từ nước nào và do công ty nào sản xuất. Mã số trên toàn thế giới được quy định chung về cấu trúc (giống như mã số điện trên quốc tế vậy) và mỗi loại hàng hóa có mã số duy nhất. 

Mã vạch: Sử dụng các vạch để lưu trữ và truyền tải thông tin. Mã vạch bao gồm các vạch trắng và đen được sắp xếp theo một qui tắc mã hóa nhất định để thể hiện mã số (hoặc các dữ liệu gồm cả chữ và số). sự thay đổi trong độ rộng của vạch và khoảng trắng biểu diễn thông tin số hay chữ số dưới dạng mà máy vạch có thể đọc có gắn đầu Laser (Scanner) nhận và đọc được.

Mã số mã vạch được đọc thông qua một đầu đọc mã vạch. Đầu đọc này sẽ quét mã vạch sau đó phân tích cách mã hóa mã vạch để chuyển thành mã số, đầu đọc mã vạch được kết nối với máy tính để đưa ra kết quả quét mã số mã vạch trên máy tính.

 II. Có bao nhiêu loại Mã vạch ?

Mã vạch có nhiều loại khác nhau, mỗi quốc gia lại phổ biến một kiểu mã vạch khác nhau, song phổ biến trên thị trường có các loại mã vạch:UPC, EAN, Code 39, Interleaved 2of 5, Codabar và Code 128… Ngoài ra, trong một số loại mã vạch người ta còn phát triển làm nhiều Version khác nhau cái đó tôi sẽ không liệt kê ở đây vì nó khá là nhiều.
UPC (Universal Product Code): được ngành công nghiệp thực phẩm ứng dụng vào năm 1973. Ngành công nghiệp thực phẩm đã phát triển hệ thống này nhắm gán mã số không trùng lặp cho từng sản phẩm. Người ta sử dụng UPC như “Giấy phép bằng số” cho các sản phẩm riêng lẻ.

UPC gồm có 2 thành phần: Phần mã vạch mà máy có thể đọc được và phần số mà con người có thể đọc được. số của UPC gốm 12 ký số, không bao gốm ký tự. đó là mã số dung để nhận diện mỗi sản phẩm tiêu dùng riêng biệt. UPC được phát triển thành nhiều Version UPC-A, UPC-B, UPC-C, UPC-D và UPC-E trong đó UPC-A được coi là phiên bản chuẩn của UPC, các phiên bản còn lại được phát triển theo những yêu cầu đặc biệt của ngành công nghiêp.

Mã UPC vẫn còn đang sử dụng ở Hoa Kỳ và Bắc Mỹ.

EAN (European Article Number)
EAN là bước phát triển kế tiếp của UPC. Về cách mã hóa nó cũng giống hệt như UPC nhưng về dung lượng nó gồm 13 ký số trong đó 2 hoặc 3 ký số đầu tiên là ký số “Mốc”, dùng để biểu thị cho nước xuất xứ. Các ký số này chính là “mã quốc gia” của sản phẩm được cấp bởi Tổ chức EAN quốc tế (EAN International Organization)
EAN còn có một biến thể khác của nó là JAN (Japaneses Artical Numbering) thực chất là EAN của người Nhật với mã quốc gia là 49.
Vì EAN phát triển với mã quốc gia nên nó được sử dụng trên những sản phẩm lưu thông trên toàn cầu. Các tiêu chuẩn của EAN do tổ chức EAN quốc tế quản lý. Ở Việt Nam, các doanh nghiệp muốn sử dụng được mã vạch EAN trên sản phẩm của mình, phải là thành viên của Tổ chức Mã Số Mã Vạch Việt Nam, gọi tắt là EAN Việt Nam, để được cấp mã số doanh nghiệp.
Code 39
UPC và EAN dù là 2 loại mã vạch có tính chất chuyên nghiệp và quốc tế nhưng khuyết điểm của nó là dung lượng có giới hạn và chỉ mã hóa được số, không mã hóa được chữ.
Code 39 được phát triển sau UPC và EAN là ký hiệu chữ và số thông dụng nhất. Nó không có chiều dài cố định như UPC và EAN do đó có thể lưu trữ nhiều lượng thông tin hơn bên trong nó. Do thính linh hoạt như vậy, Code 39 được ưa chuộng rộng rãi trong bán lẻ và sản xuất. Bộ ký tự này bao gồm tất cả các chứ hoa, các ký tự số từ 0 đến 9 và 7 ký tự đặc biệt khác.
Nhiều tổ chức đã chọn một dạng thức Code 39 để làm chuẩn công nghiệp của mình trong đó đáng chú ý là Bộ Quốc Phòng Mỹ đã lấy Code 39 làm bộ mã gọi là LOGMARS
INTERLEAVED 2 OF 5
Interleaved 2 of 5 là một loại mã vạch chỉ mã hóa ký số chứ không mã hóa ký tự. Ưu điểm của Interleaved  2 of 5 là nó có độ dài có thể thay đổi được và được nén cao nên có thể lưu trữ được nhiều lượng thông tin hơn trong một khoảng không gian không lớn lắm.
Các loại Mã Vạch thông dụng khác:
           Codabar                      Code 93                       Code 128-A                       HIBC
Các loại Mã vạch 2D
       -    Người dùng mã vạch ngày càng quan tâm đến mã vạch 2 chiều (2D Barcode) vì nhận ra những đặc tính độc đáo của nó không có mặt trong các ký hiệu tuyến tính truyền thống. Ký hiệu 2 chiều nhắm vào ba ứng dụng chính :

+ Sử dụng trên các món hàng nhỏ : Nếu in mã vạch tuyến tính, tức là các loại mã vạch 1D thông dụng, trên các món hàng nhỏ thì thường gặp trở ngại về kích thước của mã vạch còn quá lớn so với các món hàng cực nhỏ. Với sự phát triển của mã vạch 2 chiều người ta có thể in mã vạch nhỏ  đến mức có thể đặt ngay trên món hàng có kích thước rất nhỏ.

+ Nội dung thông tin :  Công nghệ 2 chiều cho phép mã hóa 1 lượng lớn thông tin trong một diện tích nhỏ hẹp. Cả lượng thông tin lưu trong cùng một ký hiệu mã vạch 2D có thể coi như 1 file dữ liệu nhỏ gọn (trong ngành gọi là PDF-Portable Data File). Do đó khi sử dụng loại mã vạch 2D, có thể không cần đến Cơ Sở Dữ Liệu bên trong máy vi tính.

+ Quét tầm xa : Khi sử dụng các ký hiệu 2D, máy in không đòi hỏi in ở dộ phân giải cao mà có thể in ở độ phân giải thấp vidf trong ký hiệu 2D, các mảng điểm (pixel) hoặc các vạch (bar) rất lớn. Điều này dẫn đến việc cho phép quét mã vạch 2D ở 1 khoảng cách xa lên đến 15m.

-Các ký hiệu mã vạch 2D có thể được chia làm 2 loại :

+Loại xếp chồng (Stacked Codes) : như code 16K, Code 49, PDF-417

+Loại mã ma trận (Matrix Codes) : như Data Matrix, Maxicode, Softstrip, Vericode….

III. Các đặc tính ưu việt của công nghệ mã số vạch

Hiệu suất : Công nghệ mã số mã vạch ra đời giảm thiểu số lượng nhân công khổng lồ trong công tác kiểm kê hàng hóa. Mọi thứ đều tự động tiết kiệm thời gian, dẫn đến tăng hiệu suất công việc.

Chính xác: với cấu trúc được quy định cụ thể đối với từng nhóm hàng hóa, từng đơn vị sản xuất, từng quốc gia cụ thể thì mã vạch là đặc điểm nhận dạng cho từng thương hiệu trên thế giới, cùng với đó là sử dụng máy tính để quản lý thay cho việc ghi chép thủ công nên việc nhầm lẫn sai sót được hạn chế tới mức tối đa.

Thông tin nhanh: Thu thập và cung cấp thông tin cực nhanh cho người quản lý đối soát và quản lý tài sản của họ. Nếu việc này mà làm thủ công thiết nghĩ với một công ty có tầm 1000 sản phẩm thì cũng mất rất nhiều nhân viên và thời gian để kiểm kê hết số sản phẩm đó.

Thoã mãn khách hàng: Do tính hiệu suất, chính xác, thông tin nhanh, Mã số mã vạch giúp đáp ứng khách hàng về mặt thời gian, số lượng hàng, chủng loại, về chất lượng hàng và dịch vụ, tính tiền nhanh và chính xác, hướng dẫn lựa chọn hàng hoá và dịch vụ theo yêu cầu.

Bên cạnh đó, Công nghệ mã số mã vạch còn là vũ khí cạnh tranh hữu hiệu trong kinh doanh, nâng cao lợi ích kinh tế và uy tín thương mại của doanh nghiệp vì:

+ Do có những tính ưu việt trên, Mã số mã vạch EAN được chấp nhận ở mọi điểm trong “chuỗi cung ứng” quốc tế và trong mỗi quốc gia thành viên.

+ Trong dịch vụ trao đổi thông tin điện tử, Mã số mã vạch là ngôn ngữ quốc tế để soạn thảo các gói tin (messages) về đơn hàng, vận chuyển, thanh toán, nghiên cứu thị trường, đối tác, khiếu nại...

Đây là điều kiện không thể thiếu được và là một thách thức với các bên tham gia vào thương mại điện tử toàn cầu.

+ Do đáp ứng được yêu cầu khách hàng, Mã số mã vạch có thể tạo điều kiện mở rộng thị phần, tham gia vào thị trường quốc tế và đẩy mạnh kinh doanh xuất nhập khẩu.

Ngoài ra, Mã số mã vạch cũng là công cụ hữu ích trong việc quản lý hoạt động nội bộ của Doanh nghiệp như: theo dõi và điều hành quá trình xuất nhập nguyên vật liệu; quản lý kho; quản lý nhân sự, quản lý vốn kinh doanh...

 IV. Mã số Mã vạch của hàng hóa

Để tạo thuận lợi và nâng cao năng suất, hiệu quả trong bán hàng và quản lý kho hàng người ta thường in trên hàng hóa một loại mã hiệu đặc biệt gọi là mã số mã vạch của hàng hóa. Mã số mã vạch của hàng hóa bao gồm hai phần: mã số của hàng hóa và mã vạch là phần thể hiện mã số bằng vạch để cho máy đọc.

Mã số của hàng hóa là một dãy con số dùng để phân định hàng hóa, áp dụng trong quá trình luân chuyển hàng hóa từ người sản xuất qua bán buôn, lưu kho, phân phối, bán lẻ tới người tiêu dùng. Nếu thẻ căn cước giúp ta phân biệt người này với người khác thì mã số hàng hóa là “thẻ căn cước” của hàng hóa, giúp ta phân biệt được nhanh chóng và chính xác các loại hàng hóa khác nhau.

Mã số của hàng hóa có các tính chất sau:

-Nó là con số duy nhất đặc trưng cho hàng hóa, mỗi loại hàng hóa được nhận diện bởi một dãy số và mỗi dãy số chỉ tương ứng với 1 loại hàng hóa.

-Bản thân mã số chỉ là một dãy số đại diện cho hàng hóa, không liên quan đến đặc điểm của hàng hóa. Nó không phải là số phân loại hay chất lượng của hàng hóa, trên mã số cũng không có giá cả của hàng hóa.

Hiện nay, trong thương mại trên toàn thế giới chủ yếu áp dụng hai hệ thống mã số hàng hóa sau:

-Hệ thống UPC (Universal Product Code) là hệ thống thuộc quyền quản lý của Hội đồng mã thống nhất Mỹ UCC (Uniform Code Council, Inc), được sử dụng từ năm 1970 và hiện vẫn đang sử dụng ở Mỹ và Canada.

-Hệ thống EAN (European Article Number) được thiết lập bởi các sáng lập viên là 12 nước châu Âu với tên gọi ban đầu là hội EAN (European Article Numbering Association), được sử dụng từ năm 1974 ở châu Âu và sau đó phát triển nhanh chóng, được áp dụng ở hầu hết các nước trên thế giới. Chính vì lí do này nên từ năm 1977, EAN trở thành một tổ chức quốc tế với tên gọi EAN quốc tế (EAN International)

Trong hệ thống mã số EAN cho sản phẩm bán lẻ có hai loại, một loại sử dụng 13 con số (EAN-13) và loại kia sử dụng 8 con số (EAN-8)

Mã số EAN-13 gồm 13 con số có cấu tạo như sau: Từ trái sang phải

+Mã quốc gia: hai hoặc ba con số đầu

+Mã doanh nghiệp: có thể gồm từ bốn, năm hoặc sáu con số

+Mã mặt hàng: có thể là năm, bốn, hoặc ba con số tùy thuộc vào mã doanh nghiệp

+Số cuối cùng là số kiểm tra

Để đảm bảo tính thống nhất và tính đơn nhất của mã số, mã quốc gia phải do tổ chức mã số vật phẩm quốc tế cấp cho các quốc gia là thành viên của tổ chức này.

Mã doanh nghiệp do tổ chức mã số vật phẩm quốc gia cấp cho các nhà sản xuất là thành viên của họ. ở Việt nam, mã doanh nghiệp do EAN-VN cấp cho các doanh nghiệp là thành viên của mình.

Mã số quốc gia của Việt Nam là 893. Mã mặt hàng do nhà sản xuất quy định cho hàng hóa của mình. Nhà sản xuất phải đảm bảo mỗi mặt hàng chỉ có một mã số, không được có bất kỳ sự nhầm lẫn nào.

Số kiểm tra C là một con số được tính dựa vào 12 con số trước đó, dùng để kiểm tra việc ghi đúng những con số nói trên.

Từ năm 1995 đến tháng 03/1998, EAN_VN cấp mã M gồm bốn con số và từ tháng 03/1998, theo yêu cầu của EAN quốc tế, EAN-VN bắt đầu cấp mã M gồm 05 con số.

Mã số EAN-8 gồm 8 con số có cấu tạo như sau:

+Ba số đầu là mã quốc gia giống như EAN-13

+Bốn số sau là mã mặt hàng

+Số cuối cùng là số kiểm tra

Mã EAN-8 chỉ sử dụng trên những sản phẩm có kích thước nhỏ, không đủ chỗ ghi mã EAN-13(ví dụ: thỏi son, chiếc bút bi).

Muốn có mã số mã vạch trên hàng hoá để xuất khẩu hay bán tại các siêu thị, doanh nghiệp cần phải đăng ký với Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (GS1 Việt Nam) để được cấp mã doanh nghiệp GS1.

Sau đó, doanh nghiệp tự lập mã mặt hàng (mã I) cho từng sản phẩm của mình. Thủ tục đăng ký sử dụng MSMV được quy định tại Quyết định số 15/2006/QĐ-BKHCN ngày 23/8/2006.

Để được sử dụng và duy trì sử dụng mã số doanh nghiệp GS1, doanh nghiệp sẽ phải đóng phí đăng ký và phí duy trì hàng năm.

Hai loại phí này do Bộ Tài chính quy định tại Thông tư số 88/2002/TT-BTC ngày 02/10/2002.

 V. Ứng dụng Mã vạch trong bán hàng

Công nghệ mã số mã vạch được áp dụng trong hầu hết các mảng của đời sống mà liên quan đến hàng hóa, từ những cửa hàng nhỏ đến những siêu thị lớn, từ những công ty nhỏ đến những tập đoàn khổng lồ muốn quản lý sản phẩm của họ. Mã số mã vạch có ý nghĩa to lớn trong việc bạn muốn gia nhập các thị trường lớn, xuất khẩu sản phẩm đa quốc gia...sử dụng một máy in mã vạch, cộng với một đầu đọc mã vạch và cuối cùng là một phần mềm quản lý bán hàng thì mọi công việc quản lý kiểm kê tài sản hàng hóa trở nên đơn giản hơn bao giờ hết.

Dán mã vạch lên sản phẩm giúp phân loại sản phẩm: về hãng sản xuất, quốc gia sản xuất, thời gian nhập hàng đó về.

Một lợi ích cũng không hề nhỏ của công nghệ mã số mã vạch đó là quảng bá thương hiệu, quảng bá sản phẩm. Chỉ cần một nhãn dán nhỏ có mã số mã vạch và thông tin công ty như: tên công ty, địa chỉ, số điện thoại...bạn đã có cách tiếp cận với hàng vạn người trong và ngoài nước. ví dụ nhìn mã số mã vạch hình dưới công với thương hiệu THTrueveg là bạn đã biết nó thuộc công ty nào rồi.

Ví dụ: công ty của bạn kinh doanh về máy chấm công, bạn sẽ in mã vạch và một số thông tin của công ty mình lên trên đó (có nhiều phần mềm thiết kế và in mã vạch - phần mềm Barcode Tender được dùng khá nhiều) sau đó dán lên từng sản phẩm máy chấm công để phân phối đi các đại lý, các khách hàng lẻ. Những đợt kiểm kho hàng hóa, bạn sẽ dùng đầu đọc mã vạch quét từng mã số trên sản phẩm sau đó dùng phần mềm quản lý bán hàng thống kê lại được mặt hàng đó Máy in mã số mã vạch có một số loại chính in truyền nhiệt, in laser, in nhiệt trực tiếp và thậm chí là in kim. Công nghệ máy in mã vạch cũng quyết định đến chất lượng in như về độ bền, in 3D...

Nếu doanh nghiệp của bạn vẫn còn quản lý hàng hóa một cách thủ công tốn kém thì bạn nên cân nhấc ngay việc áp dụng công nghệ mã số mã vạch vào quản lý sản phẩm để giảm thiểu chi phí nhân sự trong khâu quản lý hàng hóa và để kiểm kê được nhanh và chính xác hơn. Phân phối sản phẩm đi nơi khác dễ dàng hơn.